Hat sich der Arbeitnehmer pflichtwidrig verhalten, stellt sich für den Arbeitgeber die Frage, wie dieser wirksam hierauf reagieren kann. Kommt eine Kündigung nicht in Betracht oder wäre diese im Einzelfall unangemessen, kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen.
Von der Abmahnung zu unterscheiden ist die so genannte Ermahnung oder eine Verwarnung. In diesen Fällen weist der Arbeitgeber den Arbeitnehmer lediglich auf das pflichtwidrige Verhalten hin, ohne dass der Arbeitnehmer weitergehende Rechtsfolgen zu befürchten hat.
Die Abmahnung hat folgende Funktionen:
1. Hinweisfunktion
Durch die Hinweisfunktion soll dem Arbeitnehmer die von ihm begangene Pflichtwidrigkeit vor Augen geführt werden. Das abzumahnende Verhalten ist daher konkret durch präzise Zeit- und Ortsangabe wiederzugeben.
2. Warn- und Androhungsfunktion
Entscheidend für den Anspruch einer wirksamen Abmahnung ist die Warn- und Androhungsfunktion. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer verständlich mitzuteilen, dass er das zu beanstandende Verhalten nicht duldet und für den Arbeitnehmer im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen.
3. Dokumentationsfunktion
Der Arbeitgeber hat den Pflichtenverstoß des Arbeitnehmers und die darauf begründete vertragliche Rüge zu dokumentieren. Es empfiehlt sich daher, die Abmahnung schriftlich zu erteilen und zur Personalakte zu nehmen.
Folgende Möglichkeiten hat der Arbeitnehmer, um auf eine ihm gegenüber ausgesprochene Abmahnung zu reagieren:
1. Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte
Zunächst steht dem Arbeitnehmer das Recht zu, die Personalakte einzusehen. Stellt dieser fest, dass die Abmahnung unberechtigt erfolgte, kann er - notfalls gerichtlich - verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird.
2. Beschwerde beim Betriebsrat
Fühlt sich der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber benachteiligt, unangemessen behandelt oder in sonstiger Weise beeinträchtigt, kann er sich beim Betriebsrat beschweren. Der Betriebsrat hat den Arbeitnehmer zu unterstützen und in vermittelnder Funktion tätig zu werden.
3. Gegenerklärung/Stellungnahme
Der Arbeitnehmer kann auch verlangen, dass seine Stellungnahme zu dem beanstandeten Verhalten zur Personalakte genommen wird.
4. Bestreiten der Abmahnung im Kündigungsschutzprozess
Nimmt der Arbeitnehmer die Abmahnung zunächst hin, kann er im nachfolgenden Kündigungsrechtsstreit die Wirksamkeit der Abmahnung bestreiten.
Möchte der Arbeitgeber eine verhaltensbedingte Kündigung gegenüber einem Arbeitnehmer aussprechen, wird der Arbeitgeber regelmäßig zuvor eine Abmahnung aussprechen und den Arbeitnehmer zu einem vertragsgerechten Verhalten veranlassen müssen. Versäumt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer abzumahnen, kann die Kündigung bereits mangels wirksamen Ausspruchs einer Abmahnung unwirksam sein. Der vorherige Ausspruch einer Abmahnung kann auch entbehrlich sein. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn sie dem Arbeitgeber weder möglich, noch zumutbar ist. Ebenso kann auf eine Abmahnung verzichtet werden, wenn diese keine Verhaltensänderung des Arbeitnehmers darstellt oder der Arbeitnehmer uneinsichtig und unbelehrbar ist. Ist das Vertragsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgrund einer Pflichtverletzung des Arbeitnehmers zerstört und eine Besserung ist nicht ersichtlich, ist eine Abmahnung ebenfalls entbehrlich.
Damit das pflichtwidrige Verhalten des Arbeitnehmers ordnungsgemäß vom Arbeitgeber beanstandet wird, hat dieser nicht nur das abmahnungsgegenständliche Verhalten örtlich, zeitlich und inhaltlich konkret zu bestimmen. Auch muss die Abmahnung von einem Abmahnungsberechtigten ausgesprochen werden. Das ist im Zweifel der Vorgesetzte, der auch kündigungsberechtigt ist.
Ein bestimmtes Formerfordernis besteht nicht. Im Einzelfall kann sich ein Schriftformerfordernis aus dem Arbeitsvertrag oder einem Tarifvertrag ergeben.
Eine Regelausschlussfrist innerhalb dessen der Arbeitgeber die Abmahnung auszusprechen hat, ist ebenfalls nicht Wirksamkeitsvoraussetzung für eine Abmahnung. Wartet der Arbeitgeber mit dem Ausspruch der Abmahnung jedoch zu lange, dürfte sich die Wirkung der Abmahnung abschwächen. Auch kann die Abmahnung im Einzelfall verwirkt sein.